Ми навчились жити, маючи електроенергією по 2 години на добу, та працювати під звуки сирен. Ми звикли створювати креативи та проводити зустрічі з клієнтами з бомбосховищ. Сьогодні — це нова реальність кожного українця. Вживаючи слова «навчились» і «звикли», потрібно пам’ятати, що події навколо нас так чи інакше впливають на самопочуття, тривожність та емоційний стан, а значить і на нашу продуктивність.
Намагаючись підвищити ефективність і продуктивність співробітників, деякі керівники купують системи, які призначені для контролю та обліку робочого часу, аналізу використання програм і сайтів і навіть гірше, запису екранів комп’ютерів працівників.
Насправді моніторинг роботи працівників не допомагає підвищувати їхню продуктивність і мотивацію. Адже продуктивність залежить від багатьох чинників, як розуміння поставлених задач і термінів їхнього виконання, емоційного стану, рівня організації, адаптивності та можливості працювати автономно. Тож як покращити продуктивність і мотивацію команди під час війни? Дізнайтесь зі статті.
Забезпечте автономність і безперервну комунікацію
Ми можемо багато говорити про встановлення цілей, створення тактик і вимірних показників для підтримки продуктивності та мотивації команди. Усе це буде неможливим, якщо ви не забезпечите автономність працівників і компанії загалом під час тривалих відключень електроенергії.
Зважаючи на те, що велика частина співробітників працює віддалено та перебуває за містом, потрібно створити програму автономності співробітників для роботи з дому та офісу.
- Створіть ініціативу, щоб допомогти співробітникам закупити зарядні станції, генератори та інші засоби, що дають змогу працювати, коли немає світла.
- Знайдіть постачальників і домовтеся з ними про закупівлю потрібного обладнання за меншою ціною.
- Створіть корпоративні інструкції, як під'єднати гігабітний інтернет за технологією GPON, купити та використовувати 4G-модем чи Starlink.
- Проінструктуйте співробітників про необхідність створення запасів питної води та їжі з довгим терміном зберігання.
- Обладнайте офіси генераторами, диверсифікованою мережею інтернет-провайдерів і Starlink.
- Запропонуйте співробітникам працювати з коворкінгів і запропонуйте оплату 50/50 або повністю покрийте витрати.
Створіть робочу рутину. Наприклад, запровадьте регулярні зустрічі з топменеджментом компанії. Де раз на місяць/тиждень співробітники будуть дізнаватися новини про діяльність компанії, а також ексклюзивну інформацію про ситуацію в Україні.
Додатково можна проводити щоденні, 15–30-хвилинні check-in команди. Де відділ або ж і ціла компанія, залежно від розміру, зустрічаються та кожен розповідає про свої цілі та задачі на день, тиждень. Про те, як справи, чи не потрібна допомога. Це дає відчуття контролю та допомагає стратегічно мислити та планувати.
Навіть якщо ваша компанія працює повністю віддалено, то по можливості знаходьте спосіб зустрітися особисто. Якщо зберуться лише 2–3 людини в одному місті — це вже корисно. Зустрічі можуть мати різний формат — від тимбілдингів до роботи з кафе.
Раз на місяць спробуйте проводити неробочі зустрічі онлайн чи офлайн. Як це зробити?
Наприклад, ми в AcademyOcean нещодавно провели онлайн-зустріч, де заборонили говорити про роботу. Зібралась уся команда. Ми розповідали: про свої хобі, захоплення, подорожі, навчання, серіали, мистецтво та життєвий досвід.
Використовуйте вимірні часом цілі
Якщо не моніторити робочий час, тоді як дізнатись, що команда вмотивована та працює в міру своїх можливостей?
Для підвищення продуктивності та мотивації працівників Google використовує «Цілі та Ключові Результати» (англ. Objectives and Key Results — OKR), встановлюючи амбітні цілі та відстежуючи прогрес їхнього досягнення.
- OKR — це амбітні цілі, які передбачають «стрибок вище голови»
- Ключові результати можна виміряти. Їх оцінюють числом, Google використовує шкалу від 0 до 1,0
- OKR є загальнодоступними, тому кожен в організації може бачити, над чим працюють інші
- «Солодке місце», якщо хтось постійно повністю досягає своїх цілей, або 60–70% від OKR, то його OKR переглядають і ставлять більш амбітні цілі
- Низькі бали під час оцінки ключових результатів, розглядають як дані, які допоможуть покращити наступні OKR
Ставте конкретні цілі та встановлюйте терміни їхнього досягнення. У нових реаліях буде доречним збільшити дедлайни. Замість +25% до звичайного часу виконання задачі закладайте +35% на правки й доробку.
Виміряйте, як співробітники досягають своїх цілей щодня, кожного тижня та місяця. Як це зробити?
Коли новий співробітник приходить в AcademyOcean, я ставлю йому цілі на 3 місяці та проговорюю з ним стратегію для їхнього досягнення.
Наприклад, для працівника з відділу продажів можна встановити ціль X000$ доходу за три місяці. Далі зазначте, скільки продажів має бути на тиждень, місяць. Попрацюйте такти роботи з клієнтами, можливості тестування нових гіпотез, взаємодію з іншими відділами компанії. Також не забувайте про інструментарій. Надайте співробітнику доступ до потрібної телефонії та CRM, як HubSpot.
Створіть єдине джерело знань
Наступний принцип пов’язаний із першим. Дії, які стосуються досягнення цілей, повинні бути поінформовані. Щоб досягти цього, перейдіть на платформу, де можна створювати задачі та відстежувати їхній прогрес у реальному часі. Для цього підходить Jira або Notion.
Переконайтеся, що всі співробітники, які працюють віддалено та розкидані по різних країнах, використовують цю платформу. Кожного тижня, місяця вносьте туди задачі, ідеї, цілі та в реальному часі змінюйте статус по них.
Крім того, заохочуйте співробітників навчатись у момент потреби.
Наприклад, клієнт звертається до вашої технічної підтримки із запитанням. Працівник ще новачок і не знає відповіді на запитання клієнта. Замість того, щоб гуглити чи відкладати проблему на кращі часи, працівник іде у корпоративне джерело знань та отримує необхідну відповідь.
Таке джерело знань ми називаємо корпоративний університет/академія. Його можна зробити на безплатних платформах, як Moodle, Google Classroom.
Створіть щотижневі та щомісячні звіти команди та окремо для кожного співробітника.
Наприкінці кожного тижня всі співробітники мають писати в загальний чат свої цілі на пів року та що вони зробили для їхнього досягнення за тиждень.
А наприкінці кожного місяця проводьте так званий Monthly. Коли кожному відділу відводиться час, щоби розповісти про свої результати за місяць. Наприклад, відділ продажів має 30 хвилин, по 3–5 хвилин на кожного. Кожен член команди готує презентацію та звітує про свої досягнення.
Результати ваших співробітників — це те, що дійсно має значення. Припинімо відстежувати залученість співробітників і перевіряти, чи горить у них зелений кружечок у Slack. Зосередьтесь на результатах, встановлюючи правильні цілі та терміни, автономність і комунікацію.